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南京审计学院财务报销制度

南审财发﹝2013﹞8号

为切实加强学校教育经费管理,规范财务开支、审批、报销手续,根据《中华人民共和国会计法》、最新版《高等学校财务制度》、最新版《高等学校会计制度》、严控“三公经费”的相关规定以及学校相关财务管理办法,特修订校内财务开支报销制度。

一、财务报销应坚持的原则

财务报销坚持“依法据规、先批后审、权责结合、民主理财”的原则,实行“一支笔”审批和集体审议联签相结合的责任制度。报销人对报销事项的合法性、合规性负法律责任;第一审批人对其签批的财务开支业务的合法性和效益性负主要监督责任。

二、报销审批、审核权限

1.校内预算所分配至各单位、部门使用的经费,由所在单位、部门负责人“一支笔”审批报销。其中医药费报销由医疗保健中心负责人审批。

2.由个人申请获得立项的纵、横向课题科研经费,由该项目负责人审批报销;学校批准立项的课程建设费、专业建设费、学科建设费由该项目负责人和所在单位(部门)负责人共同审批报销;省教育厅及以上管理部门批准立项的课程建设费、专业建设费、学科建设费、实验室建设费以及其他各类专项经费由项目负责人和学校主管职能部门负责人共同审批报销。

3.学校各银行账户之间的资金调拨以及银行存款的活期转存定期等业务经财务处长初审、分管财务校领导审批;用于报销的现金提取由财务处副处长审批。

4.学校用教育事业费安排的预留机动经费,财务处作为专项经费管理,从严控制。使用时由分管财务校领导审批后到财务处办理报销手续。

5.涉及以下情况的,须同时履行相应审批后,方可报销。

(1)单笔金额5万元以上200万元以下的须经分管校领导审批,200万元(含)以上的经分管校领导和分管财务校领导联合审批。

(2)无书面会议通知参加会议和不符合享受级别要求乘坐飞机和乘坐高铁一等座、火车软卧出差的,应于乘坐前报经分管校领导同意,报销时再加经分管校领导审批。

(3)因特殊需要,购买食品、礼品和电话卡等金额超过500元(含)应事先书面报分管校领导批准,报销时再经分管校领导审批。

(4)学校预算下达给各部门的日常经费一般不能用于发放在编职工的劳务费。如需发放,不论金额大小,均需分管校领导和分管财务的校领导审批

(5)发票遗失,需从出票单位复印存根联、加盖出票单位财务专用章或发票专用章,经分管校领导和分管财务校领导联合审批。

(6)二级学院(或部门)组织外出学习考察,应事先书面报分管校领导批准,报销时再由分管校领导审批。

(7)各二级学院、各部门具有“一支笔”审批权限的负责人本人使用事业经费,报销时由分管校领导审批。

6.财务处受理报销业务的审核权限。

(1)单笔报销金额10000元以下(含10000元),由结算中心主任审核;

(2)单笔报销金额10000及以上、300000元以下(含300000元),由财务处副处长审核;

(3)单笔报销金额300000元及以上,由财务处处长审核;

(4)审核人如外出可以授权他人审核。

三、财务报销凭证的要求

1、原始凭证的要求

(1)原始凭证必须符合国家有关法规、制度的规定,不得伪造、变造、涂改、挖补、虚构业务、虚开发票,对一笔经济业务,不能蓄意拆分开具票据。

(2)原始凭证内容必须完备:填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;接受凭证单位名称(即发票抬头);经济业务内容;数量、单价和金额,有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符;经济业务经办人员须在发票上亲笔签名。发现原始凭证有错误的,应当由开具单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章。其中: 凡是从外单位取得票据, 必须要求开票方填列“南京审计学院”或“南京审计学院金审学院”的发票抬头(特殊情况下可以填列报销人姓名)。不标明这三类发票抬头的票据或不是开票方在开票时直接填列这三类发票抬头的票据一律不予学校财务报销。

(3)从外单位取得的发票必须是国家税务部门规定自2011年起用的新版正式发票及加盖发生经济往来的单位发票专用章,不得由其他经营单位代开发票;行政事业单位收费收据必须有省财政票据监制章及开票单位财务专用章。 

(4)自制原始凭证必须有相关经办人员和部门负责人签字。

(5)校内结算必须使用财务处统一印制的“南京审计学院内部结算单”并加盖部门章。

(6)原始票据遗失的处理办法:

①出差票据遗失的处理办法:遗失单程票的,由本人写出书面情况说明经同行人员证明和部门领导签字确认,按照审批权限审批后报销。其中遗失火车票、汽车票的,可比照另一单程票价在80%的标准内给予报销;遗失单程飞机票的,可比照同程火车硬卧票价的标准给予报销。遗失双程票的,原则上不予报销。

②其他业务票据遗失的处理办法:如业务属非现金结算确需报销的,须提供对方单位出具的证明(单据号码、金额、业务内容等)并在票据存根复印件上加盖财务专用章或发票专用章,证明和复印件须本人和部门负责人签字,按照审批权限审批后报销;遗失现金结算的票据原则上不予报销。

2、记账凭证的要求

记账凭证由会计人员根据有关制度规定和审核后的原始凭证填制,做到摘要清楚,账务处理准确完整。

四、财务报销手续和标准

1.报销手续

(1)报销时需带齐经办人已在发票上亲笔签名过的全部原始凭证(对相同的经济业务、原始单据金额较小且比较零散的市内交通费、公共汽车费和邮寄费发票可不在每张原始单据上签名,报销时在“粘贴单”上集中签名),将发票全部贴在“南京审计学院差旅费报销单”、“南京审计学院费用报销单”背面。贴时请将发票与报销单据正面左上角对齐。

(2)“南京审计学院费用报销单”、“南京审计学院差旅费报销单”及“发放单”上须有有关人员签名、报销领款人签名,并且要把日期、姓名、所属部门、报销内容、附单据张数以及大小写金额等栏目填齐。在申请转账支付时,应在报销单转账栏“收款人开户行”中规范填写收款人开户行名称,即:XX市XX银行XX支行(分理处),并在后面加填收款人开户行行号(全国统一标准12位行号)

(3)出差参加会议相关费用的报销需附会议通知或邀请函。

(4)各类津贴、奖励、劳务费等需通过发放程序申报,由财务处统一发放至所得人个人账户。凡发放津贴、奖励、劳务费,当时不能交回已签名单据者,必须填写借款单,按照《南京审计学院暂付款及借出款管理的暂行规定》办理。

(5)离退休人员报销医药费,应通过工商银行卡转账。特殊情况时,可提前一天与现金出纳预约,次日现金报销。

(6)学校发放给学生的各类奖、助学金、困难补助、补贴、勤工助学金、研究生助研津贴以及学生退费(需提供学生姓名、学号、金额的电子文档),由财务处统一发放至学生个人银行账户。

(7)单笔经济业务金额小于1000元的均应使用公务卡结算;1000---10000元可以通过公务卡转账或领取转账支票支付。超过10000元支出应通过支票转账或国库支付,如特别急需必须通过财务处负责人同意方可使用公务卡转账。

(8)通过网络购物须提供正式发票或收据,报销时还须附银行支付凭证。

(9)报销版面费需凭版面费正式发票、发表论文的杂志封面、目录及论文首页复印件或录用通知单办理;报销出版费需附著作出版合同;报销印刷费单张发票票面金额超过300元(含300元)时,必须附印刷费清单,清单上须注明每笔业务发生的时间、印刷内容、经办人签名并加盖印刷单位公章;科研经费报销网络费须凭正式票据并注明网络使用费(事业经费原则上不报销网络费)。

(10)校内专项经费不得报销业务招待费、礼品、劳务费(指校内配套的项目经费)。

(11)校内服务费用结算实行内部划账,不予报销现金;各部门负责人签字后使用校内结算凭证由总务委员会财务部门统一到财务处办理转账手续。

(12)使用公务卡转账超过仟元报销必须附刷卡POS单。

(13)以“办公用品”、“耗材”、“材料”、“配件”等为项目内容的票据,其票面金额超过300元(含300元)时,必须附出票单位开具的物品清单并加盖公章。

(14)各类旅行社开具的发票原则上不得作为学习、培训、考察、调研等活动的报销凭据。

(15)购入固定资产(一般设备单位价值在1000元及以上,专用设备单价在1500元及以上),需到学校有关部门办理固定资产登记手续,持购物发票和验收入库单等票据到财务处办理报销手续;购置大宗或批量元器件、材料报销时还应附采购清单。经招投标的项目应提供有关招投标文件;列入政府采购目录的物品必须通过政府采购。

(16)报销修缮费、零星基建费要同时出具工程决算单,2万元以上的项目要同时附有合同,并经审计处审计后才能报销。

(17)持一次性支出5万元以上(含5万元)或单项工程造价达5万元以上(含5万元)的票据报销时,必须附采购协议或中标通知书

(18)教育事业费、科研经费等开支的加工费等超过10000元的须与对方签订合同。工程施工类、货物类采购执行《南京审计学院采购管理办法》。工程项目类报销时还须提供审计后的工程决算书、工程验收证明、合同审批表及合同原件。

(19)在学科建设经费、科研经费、专业建设费、课程建设费等实行项目负责人负责制的专项经费中列支的图书采购支出,如单张发票金额在300元人民币以内,可以不办理图书入库手续,直接办理财务报销。300元人民币以上(含300元),必须办理完图书入库手续后再办理财务报销。

(20)出国费用报销需有学校国际合作交流处提供的出国人员审批表,报销的发票为境外发票的,需在发票上用中文注明发票内容、金额,并出具相关费用清单和汇率换算清单。

2.报销标准

(1)差旅费报销标准按照《南京审计学院差旅费报销管理规定》执行。

(2)职工子女学费报销标准:单年由男方单位报销,双年由女方单位报销,高中每学期18元。

(3)职工医药费报销标准按照医疗保健中心制定的标准执行。

(4)独生子女医药费、托儿费报销标准:单年由男方单位报销,双年由女方单位报销,托儿费凭据报销每月50元,私托每月45元,多子女者(如双胞胎、多胞胎,经计划生育委员会批准生育的多子女)每月报一半。

五、其他规定

1.各类票据的报销截止日为开票日起3个月之内。具体情况区别如下:

(1)票据报销截止日期如遇寒假顺延1个月、暑假顺延2个月。

  (2)年内医药费抵扣医疗备用金的票据第一次报销不受三个月期限限制。

  (3)部分纵项科研项目自立项批准下达之日起至该项目经费划拨到学校银行账户期间的票据首次报销不受三个月期限限制,但须附立项通知书。

  (4)访问学者出国访学期间、学校选送到国内有关部门挂职锻炼期间取得的票据在回校后1个月内报销。

(5)当年取得的报销凭据(以发票上的日期为准),原则上在当年报销。12月份发生的经济业务,如当月未能及时取得发票,报销时间最长可延期至第二年3月31日。

2.各单位按规定领取劳务费、加班费、补贴、临时工工资、酬金时,能直接代扣个人所得税的由财务处直接代扣,不能直接代扣的,由校内二级核算单位代扣后交财务处,财务处统一向税务部门缴纳。

六、责任追究

学校根据本校审计处、外部审计机构、外部有权部门出具的审计报告(或检查报告)中责任界定,依据相关法律和规定严肃追究财务报销中违规责任,如涉及违法,将移送相应机关处理。

七、本制度由财务处负责解释

八、本规定自颁布之日起执行,此前规定与本规定不符的,以本规定为准

2013年12月30日